Verfahrensdokumentation: Pflicht oder Kür?

Warum Sie jetzt handeln sollten.

 

Ein typisches Szenario aus dem Unternehmensalltag

Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an. Die erste Frage des Prüfers: „Bitte legen Sie Ihre Verfahrensdokumentation vor.“ Was wie ein harmloser Verwaltungsakt klingt, kann schnell zu Problemen führen – vor allem, wenn keine vollständige oder aktuelle Dokumentation vorhanden ist. Doch was ist eine Verfahrensdokumentation? Ist sie nun Pflicht oder Kür? Und was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen? Dies und vieles mehr klären wir in diesem Beitrag.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation (VfD) beschreibt alle organisatorischen und technischen Abläufe. Sie gibt einen Überblick darüber wie steuerlich relevante Informationen in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert, archiviert und wieder aufgefunden werden können. Dazu gehören insbesondere digitale Prozesse, z. B. rund um Ihre Buchhaltung, Dokumentenablage und Kassensysteme.

Kurz gesagt: Sie zeigt dem Finanzamt, dass Ihre Buchführung nachvollziehbar, vollständig und manipulationssicher ist – so, wie es die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form) vorschreiben.

Fehlt oder ist eine Verfahrensdokumentation unvollständig, drohen bei Prüfungen Hinzuschätzungen oder sogar steuerstrafrechtliche Konsequenzen. Daher sollten Sie jetzt handeln.

Die Verfahrensdokumentation bietet ihrem Unternehmen viele Vorteile – zum Beispiel die Möglichkeit zur Optimierung der Betriebsabläufe, vereinfachte strategische Beratung, Verbesserung der internen Kontrollen und eine bessere Entscheidungsgrundlage bei Geschäftsprozessen.

 

Kassendokumentation – der kritische Prüfpunkt

Ein besonders sensibler Teilbereich ist die Kassendokumentation. Sie beschreibt detailliert, wie Ihre Kassenprozesse organisiert sind – egal ob offene Ladenkasse oder elektronisches Kassensystem.

Wichtig sind hier u. a.:

• Welche Hard- und Software kommt zum Einsatz?
• Wie ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) implementiert?
• Gibt es Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle?
• Werden Aufzeichnungen und Archivierungspflichten eingehalten?

 

Rechtssicherheit, Effizienz – und seit Januar 2025 Pflicht zur E-Rechnung

Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen leistet eine Verfahrensdokumentation auch einen wichtigen Beitrag zur Prozesssicherheit in Ihrem Unternehmen. Sie ist zudem ein zentraler Baustein eines funktionierenden Internen Kontrollsystems (IKS).

Und: Seit dem 01.01.2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Nutzen Sie diesen Umbruch, um Ihre digitalen Abläufe zukunftssicher und GoBD-konform aufzustellen.

 

Unser Service: Verfahrensdokumentation erstellen lassen – rechtssicher und individuell

Als erfahrene Steuerberater unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer lückenlosen, prüfungssicheren Verfahrensdokumentation – zugeschnitten auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse.

✅ Wir analysieren Ihre Abläufe
✅ Wir erstellen eine vollständige Dokumentation inkl. Kassensysteme
✅ Wir beraten zur GoBD-Umsetzung und zur Pflicht zur E-Rechnung
✅ Tipp: Nutzen Sie die BAFA-Förderung

 

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