Die E-Rechnung kommt. Doch was ist das?
Seit 01.01.2025 besteht die Pflicht zur E-Rechnung im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmern (sog. Business-to-Business-Bereich oder B2B).
Das Bundesfinanzministerium verpflichtet damit Unternehmen, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen – der E-Rechnung. Diese Maßnahme zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Des Weiteren ist geplant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.
Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, die z. B. per E-Mail versendet wird.
E-Rechnungsformate kurz erklärt
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen erfüllen zum Beispiel diese Norm.
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, vollautomatische Rechnungsverarbeitung sowie -austausch sind möglich und sie ist maschinell lesbar. Ein Sichtbeleg zur visuellen Darstellung ist je nach Format vorhanden.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Effiziente und schnellere Arbeitsabläufe durch digitale Prozesse
- Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen
- Niedrigere Kosten, weil Papier oder Druck entfallen
- Mehr Transparenz, da durch die Cloud die Belege jederzeit verfügbar sind
- Optimiertes Cash-Management, weil Rechnungen schneller bearbeitet werden können
Die E-Rechnung kommt – Zeitschiene
Bis 31.12.2024: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen (z.B. PDF-Dokumente) sind zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2025: Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich, dieser muss die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen.
Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026: Rechnungen können weiterhin als sonstige Rechnungen* ausgestellt werden.
- Bis Ende 2027: Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können Rechnungen als sonstige Rechnungen ausstellen. Rechnungen können mittels EDI-Verfahren ausgestellt werden, auch wenn sie noch nicht den neuen Anforderungen entsprechen.
Sind Sie fit für die E-Rechnung?
Nehmen Sie die Pflicht zur E-Rechnung zum Anlass, Ihre Prozesse gemeinsam mit uns zu optimieren. Wir können Ihnen mithilfe von KI-basiertem Controlling in Rekordzeit wichtige Analysedaten liefern und konkrete Handlungsempfehlungen geben. Dazu legen wir Ihnen eine Verfahrensdokumentation ans Herz. Mehr Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Blogbeitrag „Was ist eine Verfahrensdokumentation?“.
Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine Herausforderung und wird sicherlich Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Wer frühzeitig damit beginnt, profitiert eher von den sich daraus ergebenden Vorteilen. Denn die E-Rechnung setzt einen neuen Standard für Ihren Rechnungswesenprozess zwischen Ihnen und uns als Ihre Steuerberatungskanzlei. Medienbruchfreie digitale Workflows verkürzen die Bearbeitungszeit nachhaltig.
Zu Ausnahmen und was die Änderungen genau für Sie bedeuten, beraten wir Sie gern. Bitte vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie Fragen zur Einführung der E-Rechnung haben.
* Sonstige Rechnungen sind Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF- oder Excel-Datei), das nicht der EN 16931 entspricht, oder Rechnungen auf Papier. Diese sind nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar, beinhalten kein strukturiertes Datenmodell zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung und es ist ein manueller Prozess erforderlich.